2008年10月31日金曜日

分析・評価のための文書処理にフォトリーディングを使うなら

きのうは、フォトリーディングを使って本をじっくり読む方法について、
少しだけお話しましたが、今日は引き続き、
フォトリーディングを使った分析・評価をしなくてはならない文書の処理方法について、
考えてみたいと思います。

私はとある経営関連の賞審査をしている関係で、
企業からお預かりする大量の報告書を一気に読み、分析、評価しなくてはなりません。

審査員に成り立ての頃は、この文書処理が本当に辛く、
仕事場にこもり切りで、個別審査に最低でも1週間はかかっていました。
このとき、フォトリーディングは受講済みでしたが、まだ半分くらいしか理解していなかったので、うまく使えていなかったわけです。

インストラクターになってからは、この文書の処理が飛躍的に早くなりました。
おそらく、以前の半分くらいの時間で処理ができ、さらに質の高い評価コメントを作成できるようになっていると思います。
どうやっているかというと、昨日お話したように、
フォトリーディングの重ね読みのテクニックを使うのです。

1 まず、報告書をとにかくパラパラめくり、見てしまう。(第3ステップ:フォトリーディング)

2 そのあとすぐに、ザクザクと中身を拾い読みし、どんな企業なのか、特徴はなんなのか考える。(第4ステップ:復習)
    ここまででほぼ15分

3 翌日、報告書の前から順にとにかく早く読んでしまう。(第5ステップ:活性化)たぶん、1~2時間で完了。
この段階では報告書の内容の意味をしっかり理解してはいない。
頭に内容が入ってくるのも、結構大変。
しかし、その企業に関してのイメージがなんとなく出きてくる。

4 その後、もう少し精査しながらスピードを上げて読む。(第5ステップ:活性化)たぶん、2~3時間で完了。
ここまで来ると、頭の中にその企業のイメージがかなり明確になり、重要成功要因なども見えてくる。
また、経営トップに質問して明らかにすべきことや、評価の方向性も明確になる。
これは、重ね読みの効果なんですよ。
一度で理解しようとすると、骨が折れますが、この段階の前にとにかくスピードを上げて読み切っていますので、二回目に読むときには、スムーズに頭に入ってくるのです。

5 賞審査ではこの後、審査の視点というのを作ってから各カテゴリーの評価に入ります。
審査の視点というのは、フォトリーディングにおける「目的を持つ」ことに他なりません。つまり、目的をはっきりさせてから、再度、文書を精査し、自分であればこう考えるということを思考して、レポートにしていきます。

このような文書処理のコツは「仕事を分ける」という点にあります。
かつては、「馴染み」「理解」「分析」「評価」を一度でやろうとしていたので、非常に苦労しました。
ですが、スピードを上げた重ね読みを活用することで、一回目は「馴染み」、二回目は「理解」、三回目は「分析」、四回目は「評価」というように、仕事を分解して行えるようになります。
いずれも、すべてに目をとおしますので、部分からではなく、全体を見た上で理解が深まり、分析軸も多面的になり、評価にも誤りがなくなります。
情報は頭のなかで少しずつ繋がっているわけです。
さて、分析・評価に使うフォトリーディング、いかがでしたでしょうか。
参考になりましたら、皆さんも是非、活用してみてください。
明日は、また違う話題を書きますね~~。

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